Texto: Rosiney Bigattão
edição 37 | 2022 outubro a dezembro
Texto: Rosiney Bigattão
Toda a busca por engajamento com outras áreas e a melhoria contínua dos processos e controles internos da Aegea sob a responsabilidade da Auditoria Interna, que contribuíram para a premiação do IIA May, move também o time da Darc em outro sentido. O da certificação de Quality Assessment, um atestado de que o processo de trabalho de uma empresa está de acordo com os mais altos padrões de qualidade adotados no mundo. Chegar lá exige estar em conformidade com as normas internacionais e adotar as melhores práticas.
Desde 2021, a Aegea se prepara para a obtenção do selo, fazendo uma verdadeira jornada de transformação. “Nós só colocamos como objetivo buscar a certificação porque o nível, a qualidade do trabalho realizado pela área de Auditoria Interna da Aegea já era alta, com processos muito bem cuidados e executados em todas as etapas. A partir do momento em que buscamos a adesão às normas, aumentou ainda mais o zelo em cada uma das etapas realizadas, do planejamento ao relatório final”, explica Géssica Lopes de Paulo, auditora da Aegea.
Um dos resultados já é perceptível: o fortalecimento da governança corporativa. “Ter uma área que trabalha com padrões internacionais, com a melhoria contínua dos processos e do gerenciamento de riscos contribui para o fortalecimento da governança corporativa de toda a companhia, pois eleva a credibilidade da empresa a um nível maior. Quando um novo sócio ou um banco está disposto a fazer investimentos na Aegea e enxerga que a auditoria interna, que faz parte da governança, é forte, é uma estrelinha a mais, uma nota melhor que a empresa conquista para que sejam aportados recursos. Esta é a nossa contribuição para a governança da empresa”, afirma Percival Gratti Jr., gerente de Auditoria Interna da Aegea.
As principais mudanças começaram com a padronização dos processos. “Elaboramos um manual de procedimentos muito detalhado de cada trabalho realizado pela Auditoria Interna da Aegea, desde o planejamento até a elaboração do relatório final, documento que também foi implantado, e foram feitos ajustes para aderir às normas”, conta Géssica. “Tanto o nosso manual quanto os ajustes seguiram o IPPF, que é o International Professional Practices Framework, uma base com as orientações recomendadas aos profissionais de auditoria interna. Dentro dele temos diversas normas e o propósito das auditorias, tanto internas quanto externas, para ver a adesão dos trabalhos ao que está estabelecido pelo IIA”, afirma Eduardo Pereira da Silva, auditor júnior da Aegea.
Outro passo importante foi estabelecer avaliações. “Temos duas avaliações, a interna e a externa. A primeira é feita por monitoramento contínuo, que avalia a qualidade do nosso trabalho, no dia a dia. Nossos processos geram relatórios e todos eles são auditados. Tudo que é realizado tem a avaliação dos auditores e esta é uma prática regular da Aegea. Ela é também um dos requisitos da certificação”, conta a auditora Géssica.
A avaliação interna faz parte do manual da Aegea e tem sugestão de parâmetros de análise sobre a atividade. “Basicamente é a auditoria da auditoria, de forma independente. Funciona assim: quando um trabalho é finalizado, um auditor que não participou daquele processo faz a análise dele, de forma independente, para ver a aderência à metodologia, o zelo do profissional, a objetividade e checar se todos os requisitos foram cumpridos, seguindo, é claro, a nossa metodologia, então todas as etapas são avaliadas e isso garante a qualidade do nosso trabalho”, relata Milena Martins Aguiar, auditora plena da Aegea.
Milena explica que a avaliação é feita por meio de ferramentas que também foram implementadas na jornada, como guias, pesquisas e programas de governança. Cada detalhe é checado: a documentação solicitada, a que foi de fato enviada, a percepção dos clientes – que são as pessoas das unidades da Aegea. “É feita uma pesquisa de avaliação para saber como elas enxergam o nosso trabalho a fim de certificar se a nossa metodologia está sendo aplicada atendendo as normas”, conta.
No fim, ainda vem a equipe de auditoria externa para auditar. “São auditores do IIA que vêm para a Aegea a fim de verificar se nós estamos trabalhando de acordo com as normas do instituto. Mas, depois de passarmos pela avaliação interna, nós estamos preparados para poder entregar o trabalho de acordo com as normas, então uma auxilia a outra”, explica Géssica. E complementa: “Tem ainda a autoavaliação, feita uma vez ao ano, pelos seniores da área. Este ano ela foi em maio, com o apoio de um consultor, que tem o entendimento da norma do IPTF. O resultado da nossa autoavaliação foi que a nossa área cumpre sua função de acordo com as normas e o código do IIA. É ainda uma etapa importante na certificação”, disse a auditora.
A auditoria externa é outra oportunidade de melhoria. “Eles vão embora e deixam um caderninho de encargos com sugestões que são grandes oportunidades de melhoria que podemos implementar”, conta o gerente Percival Gratti Jr. Ele conta que a jornada de transformação teve início há cinco anos, com a internalização da auditoria interna. “Naquela época, eram 2.500 horas de trabalho, passou para 5.000 e hoje chega a uma estimativa de 18.000 horas de trabalho por ano. Então, veja o alcance e a cobertura da Auditoria Interna da Aegea. Hoje temos um mapeamento de 100% dos processos e auditamos tudo o que envolve riscos para a empresa”, diz.
Como implantar as mudanças? “O maior desafio do processo foi virar a chave, a mudança de mindset de como a gente realizava o trabalho e como era preciso fazer, mostrando para as pessoas que era importante absorver aquele novo conhecimento e colocar em prática para fazer as coisas acontecerem”, conta Leandro Ferreira Nascimento, auditor da Aegea. Para ele, como a auditoria preliminar do IIA foi positiva, a virada de chave já aconteceu. “Tivemos muitas oportunidades de melhorias, estamos aproveitando cada uma e vamos continuar no processo contínuo”, disse.
“É como ensinar a dirigir para quem aprendeu sozinho, sem regras, sem normas. Muitas vezes a pessoa adquire vícios que são difíceis de mudar. Aqui na Auditoria Interna nós passamos por isso e agora não temos antigos comportamentos em nosso processo. A transformação já aconteceu”, conta Thomas Heinz Rogalsky, auditor pleno da Aegea. O auditor Pedro Lucas Vieira Bhering passou pelo processo – era auditor externo que prestava serviços para a Aegea. Com a internalização, foi contratado pela Aegea. “A visão que as outras áreas da empresa tinham da auditoria precisava mudar, não que fosse ruim, mas necessitava de uma metodologia consolidada, com normas internacionais, então começou com uma meta arrojada e, mesmo assim, foi atingida em tempo recorde e hoje a área está bem consolidada”, conta ele.
O certificado de Quality Assessment reconhece a conformidade com as normas internacionais de auditoria interna, atesta a adoção de melhores práticas e a compatibilidade com os mais altos padrões adotados no mundo. É emitido a cada cinco anos. Apenas 27 empresas têm essa certificação no Brasil.
A Estrutura Internacional de Práticas Profissionais (International Professional Practices Framework, IPPF) é a base conceitual que organiza as informações oficiais promulgadas pelo The Institute of Internal Auditors. São orientações mandatórias desenvolvidas seguindo um processo de avaliação estabelecido, que inclui um período de exposição pública para as partes interessadas. Ele define o que é auditoria interna, traz os princípios fundamentais para a prática profissional, o código de ética e o framework propriamente, as orientações recomendadas. A partir dele, a área de Auditoria Interna da Aegea desenvolveu o seu manual.