edição 30 | janeiro 2021

Facilidades para colaboradores e fortalecimento de vínculos com as novidades do RH

Antônio Teixeira, o “Tavinho”, como é conhecido, gerente de Departamento Pessoal da Aegea, está ajudando a desenvolver e a implementar as novidades do RH.

Texto: Rosiney Bigattão

Desenvolver pessoas é a grande questão de quem está à frente da área de Recursos Humanos da Aegea, empresa que tem uma grande projeção de crescimento e, para isso, precisa se manter bastante competitiva. Isso faz com que o foco da gestão seja o desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores, tanto que agora a Academia Aegea está diretamente ligada ao RH. Para ter mais tempo a fim de cumprir o seu papel, que é cuidar de gente, alguns processos estão sendo automatizados.

“Temos de ter talentos prontos em todos os níveis para dar vazão ao crescimento da companhia a patamares superiores, tanto de resultados quanto de processos, mas também precisamos acompanhar o que acontece no mercado. E tem uma revolução digital acontecendo, não podemos ficar fora disso. Estamos buscando formas de entregar os serviços, seja para o funcionário ou para o usuário, de forma mais inteligente, mais prática, com menos custo e que agregue valor”, diz o gerente-executivo de RH da Aegea, Fernando Carneiro.

Algumas ferramentas para ganho de produtividade já foram implantadas, como piloto, em algumas unidades e agora estão sendo melhoradas, com recursos ampliados, para então serem levadas a outras unidades. Quem está acompanhando esse processo bem de perto é Antônio Teixeira, o “Tavinho”, gerente de Departamento Pessoal da Aegea. “Estamos melhorando os processos a cada ano, fazendo mais robotizações. Mas, agora, precisamos de ferramentas mais robustas, um controle mais tecnológico para poder suportar o crescimento da Aegea e para melhorar os nossos processos”, afirma. 

“Ao digitalizar seus processos, o RH está buscando melhorar cada vez mais a experiência do colaborador, trazendo maior agilidade a todos. Além disso, estes avanços vão permitir redução no tempo dedicado a atividades operacionais para que seja dada mais atenção para as análises de dados, demandas dos colaboradores e tendências de mercado. O crescimento acelerado da Aegea demanda que busquemos constantemente a vanguarda na gestão de pessoas”, finaliza Fernando Carneiro.

Veja abaixo algumas das mudanças que estão sendo implementadas. 

Meu RH – Pelo WhatsApp os colaboradores acessam o RH para esclarecer dúvidas. Ao fazer isso, se ligam ao sistema Virtual Conection, que administra as informações, como se fosse um robô. “Por meio dele conseguimos monitorar qual foi a dúvida, quanto tempo de resposta e se a pessoa ficou satisfeita. Além do atendimento que é realizado, podemos fazer um monitoramento do que é possível melhorar”, explica. Foi feito um piloto na Águas de Teresina (PI), Águas de São Francisco (PA) e Águas de Timon (MA), em dezembro, com uma boa repercussão. O menu de assuntos foi ampliado e, até maio, deve estar em funcionamento em todas as unidades da Aegea.

Eventos da Vida – É uma ferramenta para atualização de dados cadastrais desenvolvida pela ADP, empresa líder de mercado, com mais de 810 mil clientes. A Aegea foi a empresa brasileira escolhida para testar a nova ferramenta. Mudanças de endereço, nascimento do filho, mudança de estado civil, todo o processo é administrado por meio da versão mobile. O acesso pode ser feito pelo celular, tablet ou computador. “No caso do nascimento de um filho, em vez de a pessoa ir até o RH ou ligar, ela acessa o aplicativo, faz a inclusão do novo dependente e insere uma cópia do documento por via digital. Iniciamos a implantação em outubro com um piloto e hoje todas as unidades já utilizam”, diz.

Integrador Financeiro – É uma ferramenta da folha de pagamentos ADP para integrar os recolhimentos e salários por meio de uma interface junto ao SAP. Funciona com uma rede de comunicação privada entre o departamento financeiro, fornecedores e parceiros de negócios, mitigando possíveis erros de digitação, além de oferecer agilidade para a gestão financeira. A empresa ganha maior transparência e opção de auditoria constante. A previsão é de que até abril seja replicado em todas as unidades da Aegea. 

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) – É a digitalização dos documentos dos colaboradores para que o arquivo no formato digital esteja disponível para as pessoas certas, na hora e no local exatos. “É fundamental preservar a integridade do prontuário e da vida profissional dos colaboradores e garantir que as informações não se percam com o tempo. Além disso, há a facilidade de acesso aos arquivos sempre que for preciso. Com o crescimento da Aegea está sendo gerado um grande volume de formulários diariamente e a necessidade de envio de papéis pelo correio, o que aumenta o risco de extravio de documentos. Outra vantagem é que a digitalização tem validade jurídica”, explica. Os 1.000 prontuários digitalizados a partir de outubro vão gerar ao todo 180 mil documentos. 

Admissão Digital – Sistema que reduz o tempo de contratação, pois a pessoa que está sendo contratada consegue fazer praticamente tudo pelo celular, tablet ou computador. Os documentos captados dessa forma permitem ainda validação automática das informações e exigências do E-Social, além de ficarem integrados aos demais sistemas da empresa de forma automática. Gera economia de tempo e trabalho e maior assertividade nos processos. “Antes o candidato que ia ser admitido levava até três dias para providenciar os documentos, tirar cópia e entregar no RH. Com as evoluções tecnológicas, o RH consegue fazer a transformação digital, colocando o departamento  em um novo patamar: o da excelência da otimização de tempo”, relembra Antônio Teixeira.